Modernes HR-Management: effizient, sicher und papierlos

Modernes HR-Management mit der digitalen Personalakte von CORE smartwork

Gurten, 15. Juni 2024 – „Die digitale Personalakte ist ein moderner Ablageort für alle Dokumente, die Mitarbeitende betreffen. Sie ist einfach und schnell zu verwalten und berücksichtigt dabei entsprechende Zugriffsrechte“, fasst Patrick Strauß, Geschäftsführer von CORE smartwork, zusammen. Sie ersetzt traditionelle Ablagemethoden, etwa die Ablage in Dokumentenmanagementsystemen oder Fileverzeichnissen sowie jene in ausgedruckter Form. CORE smartwork ermöglicht damit eine schnelle Einsicht in alle Daten zu Personen, die in einem Unternehmen tätig sind.

Effizientes Personalmanagement auf einen Klick

„HR-Prozesse sind vielschichtig. Dazu gehören Personalplanung, Personalbeschaffung und Personalverwaltung, aber auch die Lohnabrechnung, Personalentwicklung und – manchmal leider auch – die Personaltrennung", zählt Strauß auf. Mit der digitalen Personalakte von CORE smartwork können diese Daten schnell und einfach abgerufen werden. Zugriffsrechte auf relevante Dokumente können unkompliziert verwaltet und angepasst werden.

"Das garantiert die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung. Nur berechtigte Personen haben Zugriff auf die Daten, die somit gut geschützt sind." Die automatische Protokollierung zeigt verlässlich an, wer Einsicht in welche Dokumente hatte und wann der Zugriff auf die Daten erfolgte. Die HR-Prozesse werden durch die Verwendung einer digitalen Personalakte effizienter in der Gestaltung, da sie eine schnellere, ortsunabhängige und flexiblere Arbeitsweise ermögichen. "Man muss nicht mehr vor Ort in den Unterlagen suchen, sondern hat jederzeit und überall schnell Einblick in wichtige Parameter. Das vereinfacht die Arbeit entscheidend", sagt Strauß.

Schnell, transparent und sicher

Auch Mitarbeitende haben jederzeit und überall schnellen Zugriff auf relevante Informationen und können eigene Dokumente einsehen. „Die digitale Personalakte von CORE smartwork bedeutet höchste Transparenz für alle beteiligten Personen. Durch die Vergabe von Zugriffsrechten ist die Einsicht für Nichtautorisierte nicht möglich“, erklärt Strauß. Außerdem bietet sich die digitale Personalakte von CORE smartwork für die Ablage von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an. In Zukunft wird das Tool weiter ausgebaut und nahtlos in bestehende Systeme integriert. „Im Personenprofil wird ein eigener Tab vorhanden sein, der alle Dokumente zu einem Mitarbeitenden auflistet“, beschreibt Strauß die weitere Entwicklung.